Gerenciando os arquivos

“Quando todos pensam da mesma forma, ninguém está pensando muito.” A frase é de Walter Lippman e costumo utilizá-la para lembrar que é fundamental querermos ouvir opiniões diferentes da nossa, para formarmos nossos conceitos e tomarmos decisões mais inteligentes e consistentes.

A chamada gestão das informações e dos arquivos precisam ter uma atenção especial na era digital que vivemos. Tanto organizações e entidades privadas, quanto públicas, devem utilizar melhor a tecnologia na gestão dos documentos, garantindo a segurança da informação, além de qualificar os processos do dia-a-dia. A Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD) divulga em matéria na revista do Sescon (junho de 2013, p. 16 e 17) resultados das pesquisas a respeito desta importante área para a boa gestão.

Segundo a ABGD, o volume de arquivos ativos cresce 25% ao ano e os gestores gastam em média 4 semanas por ano, ou seja, praticamente 1 dos 11 meses de trabalho efetivo, procurando documentos. Ou seja, precisamos nos dar conta de que na média, nossas empresas gastam praticamente uma folha de pagamento por ano, para procurarmos documentos, o que é sem dúvidas, um grande desperdício.

Compartilho a seguir, outros resultados das pesquisas da ABGD:

- 90% das informações, uma vez arquivadas, nunca serão consultadas novamente;

- 95% das consultas são de informações com menos de 3 (três) anos;

- 66% (ou 2/3 no mínimo) das informações guardadas pelas empresas em suas dependências podem ser removidas de onde estão, ou mesmo destruídas por serem obsoletas ou, ainda, serem transferidas para outras dependências ou estabelecimentos que originem menores custos e despesas;

- 3% a 5% dos arquivos de uma empresa são perdidos ou extraviados;

- R$ 260,00 é o custo médio estimado para recriação de um documento necessário e que tenha se perdido;

- 2 a 7% (apenas) dos papéis e dos dados eletrônicos das empresas são desarquivados para consulta;

- 7,5% do tempo dos usuários de microcomputadores são gastos à procura de arquivos;

- 30% das fotocópias impressas são desnecessárias;

- grandes organizações perdem um documento a cada 12 segundos.

                Com estas informações, que deixam evidente o tamanho do custo direto e indireto com o arquivamento e busca de documentos e arquivos, é preciso darmos mais atenção para esta situação de nossas organizações e priorizarmos uma maior organização e estruturação, visando economia de tempo, dinheiro e segurança para nossos negócios e de nossos clientes. Existem empresas especializadas em gestão de informações e arquivos, que podem prestar um excelente serviço, enquanto a sua equipe mantém o foco no negócio. O custo deste serviço pode ser muito menor do que o custo do desperdício de tempo e da falta de segurança, ou ainda, do que o custo de seguir tentando fazer este trabalho com a sua própria equipe.

Um abraço e o desejo de que a boa gestão, com organização e planejamento traga a todos, resultados ainda melhores. Até a próxima semana!