quarta-feira, 24 de julho de 2013

Gerenciando os arquivos

“Quando todos pensam da mesma forma, ninguém está pensando muito.” A frase é de Walter Lippman e costumo utilizá-la para lembrar que é fundamental querermos ouvir opiniões diferentes da nossa, para formarmos nossos conceitos e tomarmos decisões mais inteligentes e consistentes.


A chamada gestão das informações e dos arquivos precisam ter uma atenção especial na era digital que vivemos. Tanto organizações e entidades privadas, quanto públicas, devem utilizar melhor a tecnologia na gestão dos documentos, garantindo a segurança da informação, além de qualificar os processos do dia-a-dia. A Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD) divulga em matéria na revista do Sescon (junho de 2013, p. 16 e 17) resultados das pesquisas a respeito desta importante área para a boa gestão.
Segundo a ABGD, o volume de arquivos ativos cresce 25% ao ano e os gestores gastam em média 4 semanas por ano, ou seja, praticamente 1 dos 11 meses de trabalho efetivo, procurando documentos. Ou seja, precisamos nos dar conta de que na média, nossas empresas gastam praticamente uma folha de pagamento por ano, para procurarmos documentos, o que é sem dúvidas, um grande desperdício.
Compartilho a seguir, outros resultados das pesquisas da ABGD:
- 90% das informações, uma vez arquivadas, nunca serão consultadas novamente;
- 95% das consultas são de informações com menos de 3 (três) anos;
- 66% (ou 2/3 no mínimo) das informações guardadas pelas empresas em suas dependências podem ser removidas de onde estão, ou mesmo destruídas por serem obsoletas ou, ainda, serem transferidas para outras dependências ou estabelecimentos que originem menores custos e despesas;
- 3% a 5% dos arquivos de uma empresa são perdidos ou extraviados;
- R$ 260,00 é o custo médio estimado para recriação de um documento necessário e que tenha se perdido;
- 2 a 7% (apenas) dos papéis e dos dados eletrônicos das empresas são desarquivados para consulta;
- 7,5% do tempo dos usuários de microcomputadores são gastos à procura de arquivos;
- 30% das fotocópias impressas são desnecessárias;
- grandes organizações perdem um documento a cada 12 segundos.
                Com estas informações, que deixam evidente o tamanho do custo direto e indireto com o arquivamento e busca de documentos e arquivos, é preciso darmos mais atenção para esta situação de nossas organizações e priorizarmos uma maior organização e estruturação, visando economia de tempo, dinheiro e segurança para nossos negócios e de nossos clientes. Existem empresas especializadas em gestão de informações e arquivos, que podem prestar um excelente serviço, enquanto a sua equipe mantém o foco no negócio. O custo deste serviço pode ser muito menor do que o custo do desperdício de tempo e da falta de segurança, ou ainda, do que o custo de seguir tentando fazer este trabalho com a sua própria equipe.


Um abraço e o desejo de que a boa gestão, com organização e planejamento traga a todos, resultados ainda melhores. Até a próxima semana!          

quarta-feira, 17 de julho de 2013

Vendendo no primeiro contato

“90% daqueles que fracassam não estão derrotados... apenas desistiram.”A frase bem  conhecida, que precisamos lembrar quase todos os dias, é de Paul J. Meyer. 

Conforme já escrevemos neste espaço, sabe-se que a primeira decisão de compra dos clientes é sobre quem está vendendo. Para vender no primeiro contato, é preciso fazer com que as pessoas gostem do vendedor, à primeira vista. Isso também você já sabe, mas como fazer isso é que precisamos sempre aprimorar. O autor Nicholas Boothman, que pesquisa o assunto, diz que é preciso estabelecer uma conexão rápida, criando imediatamente uma forte impressão visual. A explicação é simples: uma pessoa costuma manter a atenção, em média, por apenas 30 segundos. Depois disso, se distrai e sai à procura de alguma novidade.
O autor lembra ainda, em matéria na revista Venda Mais (maio, p.12) que quando você conhece novas pessoas, sua capacidade de criar empatia depende de 4 pontos:
1- sua atitude;
2- sua capacidade de sincronizar certos comportamentos, como linguagem corporal e tom de voz;
3- sua habilidade para conversar;
4- sua capacidade de descobrir se a outra pessoa responde mais aos apelos visuais, auditivos ou relacionados às sensações corporais e aos sentimentos (os cinestésicos).
                Com estas dicas, certamente você consegue reavaliar as condições de vender mais no primeiro contato.

Planejando vendas a campo

O profissional de vendas que trabalha em campo precisa ser ser muito disciplinado e minucioso no planejamento do roteiro a ser percorrido. O planejamento é uma previsão, uma  estimativa e não de um rígido mecanismo de alinhamento de todos os esforços, mas planejando o itinerário, o vendedor assegura um mínimo de ordem e disciplina no seu trabalho e economiza energia e tempo. Sabemos que se gasta muito em combustível e passagens em nossas empresas. Você já parou para pensar sobre: Quem paga esta conta? Você? Sua empresa? Seu cliente? Alguém assumirá este custo e não ficará feliz em vê-lo perdido, sem qualquer tipo de retorno. Além disso, a desculpa de que os clientes abortam qualquer tentativa de ordenação de itinerário é falsa, e é melhor alocá-la no folclore de vendas. O que é certo, é que o itinerário pode ser modificado, sempre por razões de força maior, portanto aceitáveis. Mas daí a ponto de não existir um programa de atendimento, vai uma distância enorme, na qual se perdem os indisciplinados. (baseado no livro Administração do tempo em vendas, de B. Millioni, ed. Nobel)
Analise com cuidado o seu roteiro e dos seus profissionais de vendas e otimize custos e esforços para os melhores resultados do seu negócio.

 

Missão Empresarial para a China

A ACI de Frederico Westphalen com apoio da Universo do Turismo está promovendo a 1ª missão empresarial para a China, a fim de proporcionar aos empresários da região, a possibilidade de prospectar novos negócios. A missão visitará principalmente a CANTON FAIR, edição de outubro de 2013. A Canton Fair é a maior feira de exportação do mundo e é realizada nos meses de abril e outubro de cada ano, na cidade de Ghangzhou, na China. São mais de 80.000 expositores de diversos segmentos.
A missão além de visitar a Canton Fair e outras atividades na China, terá uma parada de 3 dias em Dubai nos Emirados Árabes. O lançamento do projeto, com apresentação detalhada será nesta quinta-feira, 18 de julho, 19h30min, no salão da ACI, com coquetel aos presentes.


Desejando ótimos negócios, um abraço e até a próxima semana!    

quinta-feira, 11 de julho de 2013

Os 7 Pecados Capitais do atendimento

“Um problema é a chance que você tem de mostrar o seu melhor.” A frase é de Duke Ellington e dedico à reflexão dos amigos leitores nesta semana.

 

Ty Boyd, coach de negócios, conferencista e escritor, teve publicada na revista Venda Mais, de junho, uma síntese da sua tese dos 7 pecados capitais do atendimento. Compartilho com os amigos leitores, sempre muito atentos e interessados em qualificar esta fundamental função em nossos negócios.
1 – Colocar o dinheiro ou os lucros à frente do atendimento;
2 - Vaidade gerada pelo sucesso (lembrei de algumas personalidades, rs, rs);
3 – Criar níveis hierárquicos, sem promover o trabalho de equipe. Colegas que reclamam dos outros ou se lamentam “não é trabalho meu”;
4 – Falta de treinamento, reconhecimento ou estímulo;
5 - Não ouvir, ou antecipar a resposta antes de compreender a situação;
6 – Isolar-se, ou não prestar atenção ao cliente ou ao concorrente;
7 – Falar e não cumprir, ou pior, mentir.   
Identificados os 7 pecados capitais do atendimento, você pode fazer uma auto-avaliação com a sua equipe, verificando quais deles  estão presentes na sua organização, e como reduzi-los, ou pelo menos, como reduzir a frequência e o impacto destes problemas, nos seus negócios.
 

Quanto se perde pelo mau atendimento?

Você já parou para pensar em quanto a sua empresa deixa de ganhar, ou perde, em situações de mau atendimento, ou porque os profissionais não aproveitaram as oportunidades para vender mais? É difícil prever, claro, mas uma pesquisa ampla, com 1.600.000 avaliações de atendimento, tipo “cliente oculto”, realizada em 32 países pelo instituto Better Business Word (sueca) e no Brasil em parceira com a Shopper Experience (brasileira), revelou alguns índices que interessam a quem depende do atendimento para prosperar, ou seja, muita gente. Vamos aos resultados:
- 25% dos clientes não receberam nem um sorriso durante o atendimento;
- a simpatia e o sorriso durante o atendimento são mais frequentes no Paraguai e na Áustria, com 96% dos casos;
- em 21% dos atendimentos os clientes nem chegaram a ser cumprimentados;
- em 55% dos casos, não foram sugeridos pelo vendedor, sugestões de produtos ou serviços complementares no ato da compra, ou seja, a desejada venda adicional, só foi tentada pelos vendedores em 45% dos atendimentos;
- a venda adicional, tem a maior frequencia, com 90% dos atendimentos na Letônia e 74% na Colômbia.
Bem, como vimos, em que pese a tanto se falar e ler sobre atendimento, o Brasil não tem índices de destaque e com mais estes números e estas pesquisas, reforça-se a necessidade de termos no atendimento um investimento constante de atenção e energia, para convertermos este esforço em mais e melhores vendas e prosperidade nos negócios.


Um abraço e o desejo de muitas e ótimas vendas!    

quinta-feira, 4 de julho de 2013

O poder da tradição na escolha das marcas


Um estudo com jovens recém-formados ou recém-casados, revela que mais de 50% deste público compra exatamente as mesmas marcas que seus pais, principalmente em supermercados. Ao serem questionados sobre os motivos, os jovens mostraram que simplesmente compram aquelas marcas a anos, sem pensar muito, pois se habituaram a comprá-las e consumirem acompanhando seus pais. 
(Revista Venda Mais, junho, p. 11)
Com um trabalho de fidelização de clientes, proximidade nos relacionamentos e de valorização das marcas, é possível aproveitar todo este poder que a tradição e a influência dos pais nos hábitos de consumo, têm sobre as pessoas. Como é que a sua empresa aproveita este comportamento do consumidor? Analise com sua equipe e veja que nestas situações, sempre dá para fazer muito mais!

O poder da comparação

O estabelecimento de preços nas empresas mais orientadas para o mercado sempre foi uma função de marketing e vemos este avanço em todas as áreas, com a profissionalização da gestão em cada vez mais empresas. Para uma gestão profissinalizada, o custo é uma referência, não o determinante da estratégia, que deve ser executada a partir da percepção sobre o produto, marca e seus benefícios, ponto-de-venda e concorrência.
Um novo estudo comprova o poder da comparação de produtos, na estratégia de preços de 3 marcas de relógios, sendo eles um Casio de US$ 29,90, um Citizen de US$ 44,90 e um Seiko de US$ 59,90. Os resultados revelaram que ao mostrar os 3 juntos, a decisão pelos modelos mais caros, aumentava em 36%, sendo que na maioria dos casos a venda foi do modelo intermediário. (Revista Venda Mais, junho, p. 11)
Você pode utilizar esta informação para repensar a forma de expor e de apresentar os seus produtos e seus preços. Já se sabe há muito tempo que ao apresentar produtos de preços maiores, ao lado de outros produtos, mesmo que de outras linhas, aos olhos dos clientes, estes passam ser percebidos como mais em conta.
Vícios em vendas por telefone
                Ana Maria Monteiro é autora do livro “Telemarketing: sucesso nos negócios” e nele revela vícios que devem ser evitados por profissionais e empresas. Compartilho com os amigos leitores:
- comer, mascar chiclete ou fumar quando estiver ao telefone;
- monopolizar a conversa, tomando atitudes autoritárias;
- recomendar produtos ou serviços que não satisfaçam as necessidades dos clientes;
- discutir, mesmo que seja mentalmente;
- usar gírias como Pô!, Peraí!, Falô!, Tá legal!, Tudo em cima!, Tá limpo!, Sem chance!, Oi, cara!, Tchau, tchau!
- tratar com intimidade: Querido!, Minha flor!, Meu amor!, Chuchu!, Benzinho! Gata! Paixão!
- expressões repetitivas: “Então tá, então!”, “Sabe, né... Tá?”
- condicionais: “Poderia, faria, gostaria, queria, se o senho quisesse...”
- diminutivos: ligadinha, precinho, minutinho, passadinha;
- expressões que transmitam insegurança: “eu acho que... pode ser que... não sei bem...”
                Lembre-se e à sua equipe, de evitar estes vícios revisando ou criando um script melhor para os contatos ao telefone e veja como a imagem de sua empresa e seus produtos vai melhorar e a comunicação vai se transformar em mais e melhores vendas.
Um abraço e o desejo de ótimos negócios!    
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