Acredito
que muitos leitores também têm ouvido e falado que gostariam de melhorar a
comunicação na sua organização, ou até mesmo a sua própria comunicação. As
dificuldades de comunicação, em maior ou menor grau atingem a grande maioria
das organizações e das pessoas, criando problemas como a falta de produtividade,
desperdício de tempo, dinheiro, recursos, e até irritando muitos colegas,
independente de serem líderes ou seguidores.
Para uma boa comunicação, é
preciso escutar mais do que falar e isso muita gente não compreendeu ainda.
Temos informação, em grande volume e crescendo, considerando ainda, que a
informação está cada vez mais fragmentada em diferentes meios e fontes. Meios
de comunicação como telefones, murais, reuniões, cartazes, bilhetes, ofícios,
tiveram nos últimos anos o apoio de e-mail, intranet, sms, chats, painéis
eletrônicos, sistemas internos de som e vídeo, dentre outros. Assim, temos um
volume cada vez maior de meios tecnológicos para nos comunicarmos, mas a
comunicação continua deficiente, pois muita gente esquece que comunicação é uma
necessidade humana e afetiva.
As mídias contribuem com a informação,
que é a essência da comunicação, contudo, para uma comunicação efetiva é
preciso compreensão e para isso, é preciso escutar mais e muitas vezes a melhor
forma é quando conseguimos ter o “olho no olho”. Os líderes de todos os
escalões devem criar espaços, ainda que breves, para passar suas mensagens e principalmente
para ouvir as equipes. Ouvir mais significa participação e respeito às pessoas,
o que na prática se transforma em motivação e engajamento e assim, temos
pessoas que colaboram mais e geram mais resultados. O feedback dos
colaboradores é essencial e, para isso cada líder deve se reunir com sua equipe
e deixá-la falar, com frequência. Destaco que não basta fazer reuniões para passar
informações, pois isso já se faz todos os dias dando ordens e cobrando
resultados. É preciso colocar problemas em debate e conduzir o processo de
discussão para ouvir ideias, opiniões e se possível, propostas.
Aquelas propostas conhecidas
como café com o diretor, ou programas de boas ideias e sugestões são opções
válidas, mas complementares, pois se o líder imediato não se comunica
adequadamente com a sua equipe ou se o líder não as escuta no dia a dia, as
medidas não vão resolver o problema de comunicação na empresa. Ouvir os
colaboradores é fundamental, mas é apenas um dos passos, pois é preciso dar
soluções ou respostas adequadas a cada questão específica da comunicação
interna. É preciso destacar que em alguns momentos das empresas nem tudo terá
solução e principalmente que quando surgir esta situação, isso não é o fim!
Quem deseja melhorar a
comunicação numa empresa precisa entender e fazer os seus interlocutores também
entenderem que comunicação é sobretudo compreensão e por este motivo é preciso
garantir que todos entenderam o que se quis transmitir. Somente nesta condição
é que podemos dizer que houve comunicação efetiva. Em muitas situações, não
basta enviar uma informação por e-mail ou fixar um ofício no mural para
considerar que determinada situação foi comunicada. Muitas vezes além do aviso
escrito, precisa-se de reforços como uma reunião, uma fala de um colega ou
superior, ou ainda um telefonema explicando.
Um processo de comunicação
efetiva garantindo a compreensão das partes envolvidas exige compromisso e
esforço de todos. Como orienta a frase inicial do texto, para nos comunicarmos
melhor precisamos apresentar a mesma ideia mais de uma vez de formas diferentes
para sermos bem compreendidos. É um desafio difícil, por vezes estressante,
todavia, um esforço que vai resultar em muito mais satisfação, maior
organização, menor desperdício e maior produtividade, pois é conseguem as
equipes que se comunicam melhor.
Um
abraço a todos e até a próxima!
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