Aumentar a sua produtividade

                As horas do dia seguem as mesmas, mas a cada semana parece que temos mais compromissos. Aumentar a produtividade e aproveitar melhor o tempo, é um desafio para um número cada vez maior de pessoas. Para melhorar a minha produtividade, busco saber o que especialistas em gestão do tempo nos sugerem. É fato que nossa produção diária é totalmente relacionada aos hábitos que cultivamos. Encontrei no site Lifehack uma lista de sugestões do que deve-se EVITAR para aumentar a produtividade e compartilho uma síntese com os amigos:

- Dizer "sim" para tudo – quem tem este hábito precisa repensar imediatamente. Pessoas como seu chefe, seu cônjuge e seus amigos devem ter prioridade, mas tem muitos outros que você pode escolher dizer "não". Assim, você administra melhor o tempo e só se envolve com coisas realmente importantes para você.

- Fazer tudo sozinho – Querendo ser um super-humano e tentando fazer tudo sozinho muita gente falha. Delegar tarefas é difícil, mas é muito importante para aumentar a sua produtividade, liberando seu tempo para as coisas em que as suas habilidades são fundamentais.

- Checar seu e-mail e redes sociais a toda hora – pouca gente um cronograma para ler e responder e-mail e mensagens das redes sociais. Acessar as contas de acordo com a vontade pode fazer com que se gaste em poucos minutos aqui e ali, um tempo precioso. Separe dois ou três momentos do dia e só acessar nestes horários é uma ótima dica.

- Tentar ser perfeito – Não somos perfeitos e nem devemos tentar ser. Um estudo publicado pela University Affairs mostrou que professores que eram perfeccionistas tinham a produtividade mais baixa que a daqueles que aceitavam seus erros. Muitas vezes o que é apenas bom para você já é excelente para os outros, e é o suficiente.

- Ficar ocupado o tempo todo - Um estudo de Harvard e outras evidências científicas mostraram que passar um tempo sozinho é mais importante do que você imagina. Intitulado The Power of Lonely (O Poder da Solidão, tradução livre), o estudo sugere que se ocupando menos você pode conseguir momentos de introspecção, que são necessários para realmente conhecer a si mesmo e se tornar um sucesso.

- Dizer "eu não posso" – Esta expressão te leva ao fracasso, pois é preciso parar de se impor obstáculos para pensar que você pode e que fará algo. Para se livrar de um hábito como parar de fumar, por exemplo, não diga que você não pode fumar, e sim que você não fuma. Assim, suas chances serão bem maiores, pois acreditar no nosso potencial tem um impacto muito positivo na produtividade diária.

- Fazer várias coisas ao mesmo tempo - Nossa cultura tem encarado o “multitarefas”como algo normal, mas a ciência já provou que fazer várias coisas ao mesmo tempo só divide a atenção e a eficiência, fazendo a qualidade cair. Focar-se em uma tarefa de cada vez dará mais agilidade, qualidade e produtividade. 

- Ser pessimista – Um pouco de pessimismo pode ser compreensível diante de várias situações, mas muito pessimismo apenas limita seu estilo e o impede de alcançar objetivos e sucesso. Todavia, apenas "parar" de ser pessimista exige uma mudança comportamental demorada, por isso, um pessimista deve tentar um dia de cada vez e com o tempo mudará sua rotina, com a níveis de produtividade muito mais altos.

- Ignorar o cansaço - Todo mundo possui uma queda natural na produtividade depois praticar a mesma atividade entre 90 e 120 minutos. Especialistas afirmam que faz parte do ciclo ultradiano, que altera nosso estado entre alerta e sonolência durante todo o dia e não deve ser ignorado. Em vez de tentar combater seu cansaço mental, faça um intervalo e recarregue as energias. Uma pequena pausa entre atividades dará mais energia, criatividade e foco.

                Certamente quem precisa ocupar o tempo e/ou ter mais produtividade precisa deixar de fazer algumas coisas e espero que assim, os amigos leitores possam ser mais produtivos e felizes! Um abraço a todos e até a próxima!

Crie ambientes produtivos com otimismo

                Cada vez mais pesquisas mostram que ambientes onde há pessoas felizes, alegres, de bem com a vida, há mais produtividade. Também é importante salientar que o otimismo não deve estar restrito ao emprego, afinal, os pesquisadores identificaram que viver com mais otimismos é como escolhem viver aqueles que acreditam que mudar é possível e necessário.

                Lembrei de um texto do consultor  Ozinil Martins de Souza, onde prega que encarar a vida com otimismo significa ter projetos e metas estabelecidas a cada etapa da vida, inclusive no trabalho. Conduzir esses objetivos, comemorar cada vitória, por mais simples que seja, se envolver em atividades voluntárias e construir a partir de um sonho são atitudes típicas de pessoas otimistas.” Todavia, é preciso muita atenção nestes assuntos, pois ser otimista demais pode ser prejudicial para o indivíduo e as organizações ao seu redor, pois quem só vê o lado bom em tudo acaba por fugir da realidade. O melhor é buscar o equilíbrio entre realidade e confiança, pois assim, há melhores condições de encarar o futuro.

                Convido aos amigos leitores para atentarem aos ambientes em que trabalham e também nos ambientes de trabalho de suas equipes, quando for o caso. Tenho certeza que observarão pontos em que podem contribuir para transformá-los em fortes aliados ao otimismo das pessoas. Os empregados podem ser estimulados a chegar ao trabalho com mais alegria e assim contagiar os colegas e os seus superiores, que por sua vez os contagiarão com o retorno de um bom clima de trabalho. É preciso criar definitivamente o hábito de cumprimentar os outros com alegria e satisfação, assim como o hábito de  ficar a disposição para ajudar tanto os colegas, sejam eles novos ou mais experientes, além de evitar de todas as formas, participar de fofocas. Outro estímulo importante para a equipe é sobre as notícias que circulam, pois faz bem para a imagem do indivíduo e para o clima de trabalho, comentar notícias positivas. Com boas notícias é possível ajudar as pessoas a formar opiniões críticas sobre assuntos que, às vezes, lhes são desconhecidos. Comentar longa e repetidamente sobre acidentes, mortes, doenças, crises e outros além de criar um clima depressivo e antiprodutivo, cria sobre o iniciador dos comentários uma aura de pessimismo que atrapalha a sua imagem diante do grupo.

                Quem ocupa um cargo de coordenação, gerência ou chefia, pode contribuir bastante com a melhoria do ambiente de trabalho gerando mais descontração. Restringir as regras mais rígidas, para as questões mais importantes e propiciar mais respeito às individualidades também é muito importante para melhorar a produtividade com otimismo. Outra atitude importante de quem lidera é aumentar o seu grau de envolvimento com o que acontece na equipe e na empresa, buscando fazer menos cobranças e reconhecendo com mais elogios, os que merecem.

                A estrutura física do ambiente também pode contribuir significativamente com o otimismo e por isso, avaliar bem as cores deste espaço, quer seja das paredes, dos móveis ou da decoração é fundamental! A disposição e o tipo de mobiliário também influencia bastante e podem ser revistas tanto por quem está disposto a investir, quanto por quem não quer investir, mas quer melhorar a descontração do local, tornando-o mais produtivo, pois muitas vezes um rearranjo, uma reutilização, podem alterar positivamente o sentimento de estar ali. Atualmente, os escritórios e demais ambientes de trabalho das empresas prósperas e que ganham rápida notoriedade são alvos de estudos e há muito o que se aprender com estes espaços. Coordenando cores, iluminação, aromas, mobiliário, conforto, descontração, praticidade, dimensões dos espaços, com possibilidades das pessoas terem individualidade e trabalhar melhor coletivamente, alcançam-se resultados impressionantes. Já é comum vermos nas empresas destaques em produtividade, mais cores vivas, espaços para leituras, espaços para jogos, espaços para um café especial com os colegas, espaços para acomodar-se em poltronas, pufs e trocar uma ideia, ou mesmo construir individualmente uma ideia que está difícil de ser gerada nos espaços convencionais da empresa, enfim, ambientes mais confortáveis e mais descontraídos.

                Finalizando, trabalhar e viver com mais alegria, respeitando compromissos assumidos, sem  abdicar das responsabilidades e com bons estímulos, fazendo com que todos saibam o quanto são responsáveis pelo que acontece, ajuda a construir lares melhores, organizações melhores, com pessoas mais positivas e produtivas.

                Um abraço a todos e até a próxima!

Dar e receber feedback

                Várias vezes por dia damos e recebemos feedback e mesmo que a maioria deles seja de maneira informal, é preciso aprimorarmos nossas habilidades. Dar e receber feedback é fundamental para a manutenção e a melhoria das nossas relações interpessoais, que interferem em muitas situações de nossa vida pessoal e profissional. Assim, precisamos sempre avaliar até que ponto sabemos dar e receber feedback, pois é uma ferramenta cada vez mais importante no mundo empresarial.

               A partir da literatura e dos diversos conceitos de feedback podemos defini-lo como o processo de comunicação em que uma pessoa fala sobre o desempenho da outra, buscando apontar aspectos positivos e aspectos a melhorar. É mais comum no âmbito profissional, porém, no âmbito pessoal também é comum amigos, casais, familiares, darem e receberem feedback sobre suas relações e expectativas em relação ao outro. Apesar de muita gente pensar que o feedback é só para corrigir algumas situações, este é um entendimento equivocado, pois a intenção é sempre dar um retorno para a pessoa, sobre seus comportamentos e ações. Então, se estivermos gostando e não há do que reclamar, é preciso dar um bom elogio e expressar para a outra pessoa este sentimento, para que haja um aumento da confiança, para que a pessoa se sinta segura e entenda que está no caminho certo e esperado por você.

                Não há um tempo certo para dar um feedback, pois quanto mais constante, melhor, tanto para a organização como para a pessoa que recebe. Sendo assim, nas organizações e na nossa vida pessoal, é preciso aprimorar continuamente nossas habilidades neste sentido, pois não é todo mundo que consegue dar um bom feedback de forma a motivar a pessoa que ouve e principalmente possibilitando-a tornar-se ainda melhor. Um feedback feito de forma inadequada ou errada pode criar muitas dificuldades para a vida da outra pessoa, podendo deixá-la com traumas tanto sobre feedback, quanto sobre os aspectos que foram apontados sobre ela. Um dos pontos chaves é construir um bom relacionamento com a pessoa que irá receber o feedback. A confiança é outro ponto chave para que a pessoa possa receber e realmente aprimorar os aspectos apontados na avaliação de desempenho passada.

                Um feedback que não deixa marcas ruins em quem recebe será visto como um presente, mesmo quando a lista de fatores a melhorar for grande. Nada melhor do que saber quais são os seus pontos fortes e fracos, por alguém que se mostra disposto a te auxiliar e te compreende, pois são poucas as pessoas que estão dispostas a fazer isso por nós. Precisamos aprimorar o entendimento de que estas pessoas só fazem isso por nós, porque querem ver o outro melhor e por realmente se importarem conosco.

                Ao dar e receber feedback é preciso separar bem os comportamentos pessoais, da constituição e personalidade da pessoa em si. Por isso, temos que dar retorno sobre os comportamentos, nunca sobre a pessoa. Muitas pessoas de gerações passadas não aceitavam bem este tipo de situação e é por isso que muitos têm dificuldade de evoluir, limitando-se ao seu próprio entendimento e percepção sobre o seu comportamento. A boa notícia é que as novas gerações têm mais pessoas entendendo a importância de saber se o seu desempenho está satisfatório e também, mais dispostas a conversar com as pessoas próximas orientando frequentemente, o que é preciso melhorar nos outros.

                Ao dar e receber feedback, ambas as partes precisam ter em mente de que estão fazendo uso de uma excelente ferramenta de motivação e de melhoria das relações, nunca, uma ação destrutiva intencional ou não. Por isso, ao falar sobre os pontos a melhorar temos que ressaltar os muitos outros pontos positivos que a pessoa possui e que juntos poderiam transformar em um profissional ou pessoa ainda melhor.

                Finalizando, é preciso lembrar que as pessoas ao seu redor, tanto colegas de trabalho, superiores ou subordinados, quanto familiares ascendentes ou descendentes estão ansiosos por novidades, por saber como podem ser melhor nas suas relações, no seu trabalho. Então, aproveite os  momentos e dê bons feedbacks que auxiliarão muito nas suas relações e no seu trabalho!

                Um abraço a todos e até a próxima!